SGB mutualisé et évolution du Sudoc 3/3 : l’accord-cadre et la phase pilote

Ce billet est le dernier d’une série de trois billets pour faire le point sur le projet de SGB mutualisé à la veille du lancement de la phase pilote :

  1. Point général
  2. Focus sur l’étude de l’évolution du catalogage et de la production de métadonnées
  3. Focus sur l’accord-cadre et la phase pilote.

Un accord-cadre est un contrat conclu entre un pouvoir adjudicateur et des opérateurs économiques pour établir les termes régissant les marchés subséquents à passer au cours d’une période maximale de 4 ans. Dans le cas du SGB mutualisé, les étapes suivantes sont envisagées :

  • avant fin juillet les établissements souhaitant participer au SGB mutualisé doivent signer la convention constitutive du groupement de commande coordonné par l’ABES ;
  • en septembre l’ABES lancera, au nom du groupement de commandes, un appel public à concurrence en vue d’un dialogue compétitif avec les fournisseurs  souhaitant participer à l’accord-cadre ;
  • en novembre une première sélection sera faite des fournisseurs admis à participer au dialogue compétitif ;
  • de décembre 2014 à décembre 2015 le dialogue compétitif permettra de choisir les fournisseurs de l’accord-cadre, de le signer et de consolider les offres définitives en vue des marchés subséquents ;
  • le premier marché subséquent, conclu à la suite de l’accord-cadre, sera notifié en avril 2016 pour la migration des établissements pilotes ;
  • dans la limite de la durée de l’accord-cadre (fin 2015 à fin 2019) et des moyens alloués au projet, d’autres marchés subséquents pourront être ensuite conclus pour la migration d’autres établissements du groupement de commande.

Il faut noter que chaque marché subséquent donne lieu à une mise en concurrence simplifiée des attributaires de l’accord-cadre et qu’il n’y a qu’un fournisseur par marché subséquent. Les différents marchés subséquents pourront donc être attribués à des fournisseurs différents.

Les chefs de projet des 12 établissements pilotes ont déjà travaillé depuis octobre 2013 à la rédaction du programme fonctionnel avec le chargé de mission de l’ABES, 6 experts de l’ABES et 3 représentants du réseau. Ils ont plus largement mis au point le déroulement du dialogue compétitif et organisé le travail en commission. Ils seront donc naturellement au cœur du dispositif qui conduira à la signature de l’accord-cadre et du premier marché subséquent qui les concerne essentiellement.

Les autres établissements du groupement de commande ne participeront pas directement au dialogue compétitif, mais seront représentés dans la CAO de l’accord-cadre. Lors des marchés subséquents qui suivront le premier, les établissements concernés par un marché seront naturellement au cœur du dispositif de mise en concurrence.

L’équipe en charge du SGBm à l’ABES se réorganise pour aborder la nouvelle phase du projet. La mission du chargé de mission prend fin et une nouvelle structure projet est mise en place autour d’un directeur de projet et de deux chefs de projet, l’un fonctionnel, l’autre  informatique.

sgbm-organisation-humaineEn conclusion les établissements pilotes et les autres établissements susceptibles de rejoindre le groupement de commande posent beaucoup d’autres questions sur l’organisation de l’accord-cadre. Les représentants du réseau au comité de pilotage et au conseil scientifique d’avril en ont posé certaines. Une nouvelle série a été adressée au directeur de l’ABES suite à son message annonçant aux directeurs de bibliothèque que la convention constitutive du groupement de commande serait finalisée en mai.  Il est impossible d’y répondre dans le cadre de ce billet. Mais le chargé de mission et le nouveau directeur de projet seront à votre écoute lors des JABES et organiseront le mercredi 21 mai de 8H30 à 9H30 un petit atelier pour les membres des équipes de direction directement intéressés par le groupement de commande. Une FAQ en sera tirée et diffusée à tous les établissements.

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SGB mutualisé et évolution du Sudoc 1/3 : Point général

Ce billet est le premier d’une série de trois billets pour faire le point sur le projet de SGB mutualisé à la veille du lancement de la phase pilote :

  1. Point général
  2. Focus sur l’étude de l’évolution du catalogage et de la production de métadonnées
  3. Focus sur l’accord-cadre et la phase pilote.

Comme l’annonçait Fil ABES en octobre 2013, deux groupes ont travaillé d’octobre à mars pour préparer un cahier des charges sur la base du scénario 2 du projet, retenu le 31 mai 2013 par le CA de l’ABES. Le scénario 2 comportait deux étapes, l’une ferme, la migration des systèmes locaux d’un groupe d’établissements pilotes vers un SGB (= plate-forme de services de gestion de bibliothèque dans les nuages), l’autre conditionnelle, la migration du Sudoc vers le même SGB à condition que celui-ci soit apte à héberger le Sudoc.

Les consignes précises du CA étaient :

  • de procéder par dialogue compétitif,
  • de faire une étude sur l’évolution du catalogage et de la production de métadonnées,
  • de constituer un groupe d’établissements pilotes.

Le dialogue compétitif s’est imposé pour pouvoir tester les SGB jugés trop nouveaux pour que l’on puisse évaluer leur aptitude par un simple appel d’offres. Une étude sur l’évolution du catalogage était nécessaire, parce qu’à la difficulté technique d’évaluation des SGB s’ajoute l’incertitude sur les orientations en matière de règles de catalogage (RDA ?), de modèles conceptuels (FRBR ? BIBFRAME ? INDECS ? Qu’est ce qu’une oeuvre ?) et plus profondément de modèle de production des métadonnées (Le catalogage partagé est-il encore le coeur de la production des métadonnées ? Quelle est la place d’un catalogue collectif comme le Sudoc à l’heure des moteurs de recherche globaux et du Web de données ?). Malgré ces difficultés des établissements ont régulièrement besoin de se réinformatiser et certains souhaitent le faire dans le cadre d’un SGB mutualisé en coopération avec l’ABES.

Les deux groupes de travail ont été constitués sur ces bases, un groupe d’établissements pilotes et un groupe pour accompagner l’étude commandée à la société Pleiade sur l’évolution du catalogage et de la production de métadonnées. Leur objectif initial était d’écrire un programme fonctionnel commun pour conduire deux dialogues compétitifs successifs, le premier centré sur les fonctions locales et la migration des systèmes locaux, le deuxième centré sur les fonctions nationales et l’aptitude à héberger le Sudoc. Enfin la logique du scénario 2 liait très fortement les deux dialogues et visait, autant que possible, à ne retenir qu’un seul et même SGB au terme des deux dialogues. Elle envisageait toutefois que le deuxième dialogue puisse conclure à l’incapacité de migrer le Sudoc vers le SGB retenu à l’issue du premier dialogue.

Chacun des deux groupes s’est réuni 5 fois d’octobre à mars. Quatre séances se sont tenues en visioconférence entre Montpellier et Paris. La dernière séance de chaque groupe et une séance commune aux deux groupes ont réuni l’ensemble des membres à Montpellier. Le travail intermédiaire des sites pilotes s’est organisé en dix commissions : acquisitions, catalogue, circulation, intégration au SI, garanties d’ouverture et d’interopérabilité, migration, formation, répartition des rôles entre les acteurs.

Les billets suivants présenteront plus en détail les conclusions des groupes de travail et de l’étude. Des présentations en ont été également faites lors de la journée organisée le 20 février par la commission SSI de l’ADBU qui a suivi les travaux des deux groupes.

Au-delà du détail des résultats, le travail d’approfondissement du scénario 2 a conduit, tout en gardant la même cible globale, à revoir en partie la trajectoire d’abord envisagée pour ce scénario et à mieux prendre en compte les observations sur les risques d’un système unique à tout prix.

En effet la procédure envisagée était la suivante :

  • Signer un accord-cadre avec un seul fournisseur au terme d’un premier dialogue compétitif centré sur les fonctions locales (fin 2014-fin 2015)
  • Migrer en 2016 les systèmes locaux des sites pilotes vers la plate-forme retenue
  • Migrer ensuite par vagues les systèmes locaux des établissements souhaitant rejoindre le système mutualisé
  • Faire parallèlement en 2016 un deuxième dialogue compétitif avec le même fournisseur pour vérifier sa capacité à héberger le Sudoc
  • En 2017-2018, en fonction du résultat du deuxième dialogue compétitif, soit migrer le Sudoc vers la même plate-forme que les sites pilotes soit lancer une nouvelle procédure pour le Sudoc.

Plusieurs difficultés fonctionnelles et juridiques sont apparues :

  • La durée légale ordinaire d’un accord-cadre est de 4 ans. Au-delà un organisme comme l’ABES doit faire une nouvelle mise en concurrence.
  • Le choix d’un fournisseur unique au terme du premier dialogue compétitif nous liait inutilement, puisque l’on risquait de devoir choisir pour les fonctions locales un prestataire dont on savait d’avance qu’il ne serait pas le meilleur pour les fonctions nationales.
  • Il est impossible d’écrire aujourd’hui un programme fonctionnel définitif pour une migration du Sudoc en 2016. L’étude a permis de se recentrer autour de deux scénarios principaux, sur les modèles allemand et suédois. Mais elle a montré qu’il était nécessaire d’attendre 2015 pour trancher entre les deux scénarios ou choisir un mixte des deux.
  • L’étude a également montré que, mis à part la Norvège, aucun autre pays n’envisage que tous les établissements choisissent la même solution locale mutualisée.

Au vu de ces éléments, la direction de l’ABES, après discussion avec les représentants des établissements pilotes et des groupes de travail, a jugé nécessaire :

  • De dissocier complètement les deux dialogues compétitifs ;
  • De passer des accords-cadres multi-attributaires successifs afin que les fournisseurs soient régulièrement remis en concurrence, sans que cela empêche de choisir pour le Sudoc l’une des plates-formes dans les nuages, s’il est avéré que c’est la meilleure solution.

Le SGB mutualisé à la veille des fêtes

Ceux qui connaissent déjà ce blog ont sûrement noté que rien n’y a été publié depuis juillet. Pourtant le projet de SGB mutualisé a beaucoup avancé depuis. Il est entré dans une phase de préparation active du dialogue compétitif qui sera lancé en 2014. Fil ABES, le blog d’information institutionnelle de l’ABES, a annoncé que 12 établissements s’étaient engagés comme sites pilotes du projet et que deux groupes de travail avaient été constitués pour rédiger le programme fonctionnel, l’un qui explore surtout les besoins des sites pilotes, l’autre qui accompagne une étude Pleiade sur l’évolution du catalogage et de la production de métadonnées communes dans le réseau Sudoc et Sudoc-PS. Pour plus de détail.

Le projet est maintenant dans le temps de l’action plus que du débat et de la communication. Mais il concerne l’ensemble du réseau, les questions continuent d’affluer et, même si le rythme s’espace, le blog restera un lien privilégié avec l’ensemble du réseau.

Qui paiera le dialogue compétitif ? Quel est le niveau d’engagement de l’ABES auprès des sites pilotes ? Comment d’autres établissements pourront-ils rejoindre le système mutualisé ? Qu’est-ce que le projet impose aux autres établissements ? Ce sont quelques unes des questions qui reviennent et méritent aujourd’hui qu’on s’y arrête.

Rappelons d’abord les réponses déjà apportées :

  • Le dialogue compétitif sera payé sur le budget de l’ABES sans être refacturé ni aux sites pilotes, ni au réseau.
  • L’ABES portera la commande groupée du système pour obtenir de meilleures conditions et de meilleures garanties, elle apportera son expertise en matière de données et de systèmes documentaires, elle coopérera avec les sites qui s’engagent dans le système et apportera son expérience de formation pour mutualiser l’expertise sur les fonctions locales.
  • Après la migration des sites pilotes, l’ABES accompagnera la démarche de nouveaux groupes d’établissements qui souhaiteraient rejoindre le système. D’ores et déjà plusieurs établissements en ont manifesté le souhait. Le calendrier prévisionnel fixe à 2016 la migration des sites pilotes. La prochaine vague ne pourra donc intervenir qu’ensuite.
  • Faire migrer son système local vers le système de gestion mutualisé est un choix de chaque établissement. Le projet de SGB mutualisé n’impose rien en matière de système local. En revanche si certains services nationaux, comme le catalogage partagé ou le prêt entre bibliothèques, migrent vers le système choisi par les sites pilotes (c’est une option du projet), tous les établissements qui souhaitent continuer à utiliser ces services devront changer de plate-forme pour ces services. Notons toutefois : 1- que le changement de plate-forme n’est pas certain aujourd’hui pour les services nationaux ; 2- que l’impact réel n’est pas tant le changement de plate-forme que le changement du fonctionnement des services (= nouvel apprentissage) ; 3- que le fonctionnement du catalogage partagé et de la fourniture de document devra évoluer quelle que soit la plate-forme.

Ces réponses ont parfois du mal à être entendues, sans doute parce qu’il est toujours risqué de préjuger du futur, mais aussi parce que le projet se situe sur un terrain où les choix des établissements sont prioritaires. Du coup certains établissements qui ne sont pas intéressés par le projet considèrent qu’il sert les choix et les intérêts d’un petit groupe d’établissements. Inversement les sites pilotes ont parfois le sentiment de se lancer seuls dans l’aventure et demandent un engagement fort de l’ABES, faute d’un engagement fort du réseau.

En réalité l’engagement des sites pilotes est important pour l’ensemble du réseau. Non parce qu’ils seraient en train de choisir le système unique que tout le monde devra adopter, ce n’est pas le cas. Mais parce que tous les établissements ont intérêt à ce que leurs services documentaires tant au niveau local qu’au niveau national s’adaptent au nouveau contexte du Web et de ses usagers, parce que cette évolution n’est simple pour personne et encore moins pour les établissements qui disposent le moins de temps et de moyens, parce que la mutualisation est la meilleure voie pour y parvenir, parce que l’expérience du groupe pilote sert déjà et servira de plus en plus concrètement à configurer et expérimenter des solutions qui resserviront à l’ensemble des établissements du réseau, quels que soient leurs choix. Pour toutes ces raisons, l’ABES soutient fortement la démarche du groupe pilote et cherche, avec lui et les représentants du réseau au sein des groupes de travail, les meilleures solutions concrètes pour faire évoluer ensemble services locaux et nationaux.

Dans le même esprit, l’ABES propose des stages d’immersion entre l’agence et les établissements et le premier stage d’un agent de l’ABES au SCD de la Réunion constitue l’une des premières pierres apportée à la construction d’une expertise mutualisée. Pour plus de détail.

Bonnes fêtes à tous.

Du comité technique aux sites pilotes

L’ABES a organisé le 10 juillet une réunion pour préparer la transition entre le comité technique du projet de SGB mutualisé et le groupe d’établissements pilotes qui participeront à la première commande groupée et migreront vers le SGB retenu.

Les établissements représentés, pour la plupart membres du comité technique, avaient signalé à l’occasion de l’étude d’impact qu’ils avaient déjà une réflexion en cours (voire une décision) sur leur participation à la phase pilote. La réunion a permis de préciser le cadre de participation au groupe pilote. L’ABES enverra fin août un courrier à tous les présidents d’établissements membres du Sudoc, avec copie aux directeurs de bibliothèque, pour inviter ceux qui le souhaitent à déclarer de façon officielle avant le 30 septembre leur candidature pour la phase pilote.

Lire le compte-rendu