SGB mutualisé et évolution du Sudoc 3/3 : l’accord-cadre et la phase pilote

Ce billet est le dernier d’une série de trois billets pour faire le point sur le projet de SGB mutualisé à la veille du lancement de la phase pilote :

  1. Point général
  2. Focus sur l’étude de l’évolution du catalogage et de la production de métadonnées
  3. Focus sur l’accord-cadre et la phase pilote.

Un accord-cadre est un contrat conclu entre un pouvoir adjudicateur et des opérateurs économiques pour établir les termes régissant les marchés subséquents à passer au cours d’une période maximale de 4 ans. Dans le cas du SGB mutualisé, les étapes suivantes sont envisagées :

  • avant fin juillet les établissements souhaitant participer au SGB mutualisé doivent signer la convention constitutive du groupement de commande coordonné par l’ABES ;
  • en septembre l’ABES lancera, au nom du groupement de commandes, un appel public à concurrence en vue d’un dialogue compétitif avec les fournisseurs  souhaitant participer à l’accord-cadre ;
  • en novembre une première sélection sera faite des fournisseurs admis à participer au dialogue compétitif ;
  • de décembre 2014 à décembre 2015 le dialogue compétitif permettra de choisir les fournisseurs de l’accord-cadre, de le signer et de consolider les offres définitives en vue des marchés subséquents ;
  • le premier marché subséquent, conclu à la suite de l’accord-cadre, sera notifié en avril 2016 pour la migration des établissements pilotes ;
  • dans la limite de la durée de l’accord-cadre (fin 2015 à fin 2019) et des moyens alloués au projet, d’autres marchés subséquents pourront être ensuite conclus pour la migration d’autres établissements du groupement de commande.

Il faut noter que chaque marché subséquent donne lieu à une mise en concurrence simplifiée des attributaires de l’accord-cadre et qu’il n’y a qu’un fournisseur par marché subséquent. Les différents marchés subséquents pourront donc être attribués à des fournisseurs différents.

Les chefs de projet des 12 établissements pilotes ont déjà travaillé depuis octobre 2013 à la rédaction du programme fonctionnel avec le chargé de mission de l’ABES, 6 experts de l’ABES et 3 représentants du réseau. Ils ont plus largement mis au point le déroulement du dialogue compétitif et organisé le travail en commission. Ils seront donc naturellement au cœur du dispositif qui conduira à la signature de l’accord-cadre et du premier marché subséquent qui les concerne essentiellement.

Les autres établissements du groupement de commande ne participeront pas directement au dialogue compétitif, mais seront représentés dans la CAO de l’accord-cadre. Lors des marchés subséquents qui suivront le premier, les établissements concernés par un marché seront naturellement au cœur du dispositif de mise en concurrence.

L’équipe en charge du SGBm à l’ABES se réorganise pour aborder la nouvelle phase du projet. La mission du chargé de mission prend fin et une nouvelle structure projet est mise en place autour d’un directeur de projet et de deux chefs de projet, l’un fonctionnel, l’autre  informatique.

sgbm-organisation-humaineEn conclusion les établissements pilotes et les autres établissements susceptibles de rejoindre le groupement de commande posent beaucoup d’autres questions sur l’organisation de l’accord-cadre. Les représentants du réseau au comité de pilotage et au conseil scientifique d’avril en ont posé certaines. Une nouvelle série a été adressée au directeur de l’ABES suite à son message annonçant aux directeurs de bibliothèque que la convention constitutive du groupement de commande serait finalisée en mai.  Il est impossible d’y répondre dans le cadre de ce billet. Mais le chargé de mission et le nouveau directeur de projet seront à votre écoute lors des JABES et organiseront le mercredi 21 mai de 8H30 à 9H30 un petit atelier pour les membres des équipes de direction directement intéressés par le groupement de commande. Une FAQ en sera tirée et diffusée à tous les établissements.

SGB mutualisé et évolution du Sudoc 1/3 : Point général

Ce billet est le premier d’une série de trois billets pour faire le point sur le projet de SGB mutualisé à la veille du lancement de la phase pilote :

  1. Point général
  2. Focus sur l’étude de l’évolution du catalogage et de la production de métadonnées
  3. Focus sur l’accord-cadre et la phase pilote.

Comme l’annonçait Fil ABES en octobre 2013, deux groupes ont travaillé d’octobre à mars pour préparer un cahier des charges sur la base du scénario 2 du projet, retenu le 31 mai 2013 par le CA de l’ABES. Le scénario 2 comportait deux étapes, l’une ferme, la migration des systèmes locaux d’un groupe d’établissements pilotes vers un SGB (= plate-forme de services de gestion de bibliothèque dans les nuages), l’autre conditionnelle, la migration du Sudoc vers le même SGB à condition que celui-ci soit apte à héberger le Sudoc.

Les consignes précises du CA étaient :

  • de procéder par dialogue compétitif,
  • de faire une étude sur l’évolution du catalogage et de la production de métadonnées,
  • de constituer un groupe d’établissements pilotes.

Le dialogue compétitif s’est imposé pour pouvoir tester les SGB jugés trop nouveaux pour que l’on puisse évaluer leur aptitude par un simple appel d’offres. Une étude sur l’évolution du catalogage était nécessaire, parce qu’à la difficulté technique d’évaluation des SGB s’ajoute l’incertitude sur les orientations en matière de règles de catalogage (RDA ?), de modèles conceptuels (FRBR ? BIBFRAME ? INDECS ? Qu’est ce qu’une oeuvre ?) et plus profondément de modèle de production des métadonnées (Le catalogage partagé est-il encore le coeur de la production des métadonnées ? Quelle est la place d’un catalogue collectif comme le Sudoc à l’heure des moteurs de recherche globaux et du Web de données ?). Malgré ces difficultés des établissements ont régulièrement besoin de se réinformatiser et certains souhaitent le faire dans le cadre d’un SGB mutualisé en coopération avec l’ABES.

Les deux groupes de travail ont été constitués sur ces bases, un groupe d’établissements pilotes et un groupe pour accompagner l’étude commandée à la société Pleiade sur l’évolution du catalogage et de la production de métadonnées. Leur objectif initial était d’écrire un programme fonctionnel commun pour conduire deux dialogues compétitifs successifs, le premier centré sur les fonctions locales et la migration des systèmes locaux, le deuxième centré sur les fonctions nationales et l’aptitude à héberger le Sudoc. Enfin la logique du scénario 2 liait très fortement les deux dialogues et visait, autant que possible, à ne retenir qu’un seul et même SGB au terme des deux dialogues. Elle envisageait toutefois que le deuxième dialogue puisse conclure à l’incapacité de migrer le Sudoc vers le SGB retenu à l’issue du premier dialogue.

Chacun des deux groupes s’est réuni 5 fois d’octobre à mars. Quatre séances se sont tenues en visioconférence entre Montpellier et Paris. La dernière séance de chaque groupe et une séance commune aux deux groupes ont réuni l’ensemble des membres à Montpellier. Le travail intermédiaire des sites pilotes s’est organisé en dix commissions : acquisitions, catalogue, circulation, intégration au SI, garanties d’ouverture et d’interopérabilité, migration, formation, répartition des rôles entre les acteurs.

Les billets suivants présenteront plus en détail les conclusions des groupes de travail et de l’étude. Des présentations en ont été également faites lors de la journée organisée le 20 février par la commission SSI de l’ADBU qui a suivi les travaux des deux groupes.

Au-delà du détail des résultats, le travail d’approfondissement du scénario 2 a conduit, tout en gardant la même cible globale, à revoir en partie la trajectoire d’abord envisagée pour ce scénario et à mieux prendre en compte les observations sur les risques d’un système unique à tout prix.

En effet la procédure envisagée était la suivante :

  • Signer un accord-cadre avec un seul fournisseur au terme d’un premier dialogue compétitif centré sur les fonctions locales (fin 2014-fin 2015)
  • Migrer en 2016 les systèmes locaux des sites pilotes vers la plate-forme retenue
  • Migrer ensuite par vagues les systèmes locaux des établissements souhaitant rejoindre le système mutualisé
  • Faire parallèlement en 2016 un deuxième dialogue compétitif avec le même fournisseur pour vérifier sa capacité à héberger le Sudoc
  • En 2017-2018, en fonction du résultat du deuxième dialogue compétitif, soit migrer le Sudoc vers la même plate-forme que les sites pilotes soit lancer une nouvelle procédure pour le Sudoc.

Plusieurs difficultés fonctionnelles et juridiques sont apparues :

  • La durée légale ordinaire d’un accord-cadre est de 4 ans. Au-delà un organisme comme l’ABES doit faire une nouvelle mise en concurrence.
  • Le choix d’un fournisseur unique au terme du premier dialogue compétitif nous liait inutilement, puisque l’on risquait de devoir choisir pour les fonctions locales un prestataire dont on savait d’avance qu’il ne serait pas le meilleur pour les fonctions nationales.
  • Il est impossible d’écrire aujourd’hui un programme fonctionnel définitif pour une migration du Sudoc en 2016. L’étude a permis de se recentrer autour de deux scénarios principaux, sur les modèles allemand et suédois. Mais elle a montré qu’il était nécessaire d’attendre 2015 pour trancher entre les deux scénarios ou choisir un mixte des deux.
  • L’étude a également montré que, mis à part la Norvège, aucun autre pays n’envisage que tous les établissements choisissent la même solution locale mutualisée.

Au vu de ces éléments, la direction de l’ABES, après discussion avec les représentants des établissements pilotes et des groupes de travail, a jugé nécessaire :

  • De dissocier complètement les deux dialogues compétitifs ;
  • De passer des accords-cadres multi-attributaires successifs afin que les fournisseurs soient régulièrement remis en concurrence, sans que cela empêche de choisir pour le Sudoc l’une des plates-formes dans les nuages, s’il est avéré que c’est la meilleure solution.