Adhérer au groupement de commande pour participer au projet SGBm, qui rentre dans sa phase « pilote »

En préambule, il faut rappeler la séparation complète entre le projet d’évolution des SIGB et celle du Sudoc : le projet SGBm est clairement recentré sur les systèmes locaux, mais garde l’objectif d’une articulation forte avec les systèmes nationaux actuels et futurs. L’évolution du catalogage partagé et du catalogue collectif Sudoc devient un projet autonome, baptisé (pour l’instant) Sudoc2.

Ce billet est l’occasion de faire un point sur les étapes en cours et celles à venir, à l’heure où les établissements rentrent progressivement dans le cœur de l’été.

1.     Le SGBm entre dans sa phase « pilote »

Issu de la volonté des établissements de mutualiser les changements de SIGB, le projet SGBm entre dans une nouvelle phase qui doit aboutir à une offre plurielle pour les sites qui souhaitent se réinformatiser. Un dispositif et une organisation propres à accompagner cette étape ont été présentés lors du Conseil Scientifique de l’ABES du 11 avril 2014 puis validés lors de son Conseil d’Administration du 12 mai 2014.

Le projet SGBm poursuit donc la dynamique collective qui a vu deux groupes de travail élaborer un programme fonctionnel, reflet du besoin perçu par la communauté en termes d’outil de gestion des bibliothèques. Le programme fonctionnel ainsi construit constitue de fait une cible collective souhaitée pour le projet SGBm.

Les derniers mois ont été mis à profit pour affiner le dispositif juridico-administratif nécessaire pour mener à bien le déploiement de l’offre de service SGBm, dans un premier temps pour l’ensemble des sites pilotes. Le démarrage de cette phase « pilote » a été également l’occasion de redéfinir l’organisation humaine du projet, pour tenir compte de l’intégration d’acteurs nouveaux qui seront désormais associés au pilotage du projet.

2.     Les étapes en cours : collecter les intentions d’adhésion des sites

  • Sollicitation des sites pour adhérer au groupement de commande SGBm

Pour le SGBm, l’ABES, porteur naturel de ce projet de mutualisation pour les établissements, propose un groupement de commandes pour ceux qui entendent procéder à la migration de leur SIGB vers un SGB de nouvelle génération, opérant en mode services. Il est demandé aux sites désireux de bénéficier de ce dispositif mutualisé de déclarer leur intention d’adhérer au groupement de commande, préalable à la signature de la convention constitutive du groupement de commande. Un courrier a été envoyé début juillet, pour un retour prévu de l’intention d’adhésion au plus tard le 29 août.

  • Pédagogie vis-à-vis du dispositif choisi

Il s’agit d’un dispositif complexe qui vise à satisfaire des contraintes variées. Il est donc naturel d’accompagner les sites dans leur compréhension de ce montage pour susciter une adhésion éclairée, gage, selon nous, d’un engagement durable et efficace. L’équipe SGBm (sgbm@abes.fr) est mobilisée pour apporter les réponses aux questions soulevées par les établissements.

  • Reconfiguration du Comité de Pilotage

Des contacts sont pris (ou réactivés) avec de nouveaux acteurs concernés par le projet SGBm, que ce soit les acteurs locaux de la gouvernance des sites, impliqués dans l’intégration des SI (DSI et DGS), mais aussi les acteurs nationaux comme l’AMUE et Cocktail ainsi que les associations professionnelles (ADSI, ADBU, CSIER, ASG par exemple).

3.      Les prochains jalons et étapes de la rentrée

  • Préparation du dialogue compétitif

Cette étape-clef doit être préparée avec soin sur les deux plans suivants : fonctionnel et administratif. L’ensemble des documents règlementaires devra être élaboré (AAPC – Avis d’appel Public à la Concurrence, RC – règlement de consultation) avec des choix importants relatifs aux critères d’évaluation par exemple (des candidatures puis des offres elles-mêmes). Sur un plan fonctionnel, le déroulement du dialogue sera planifié, avec l’élaboration de jeux d’essai permettant de valider les solutions proposées par les fournisseurs.

Une attention importante sera également accordée aux questions touchant à la confidentialité, ce qui devra amener une réflexion quant aux modalités de communication sur le projet dans son ensemble lors de cette phase sensible.

  • Réunion des sites-pilotes

A la mi-septembre, pour clarifier et éventuellement revoir la configuration choisie pour mener le dialogue compétitif (voir le focus infra). Pour décider de l’organisation pratique de l’étape.

  • Réunion du comité de pilotage

A l’automne, pour informer les acteurs de la gouvernance du projet de l’état d’avancement de celui-ci et pour susciter leurs réactions quant à la déclinaison opérationnelle des décisions stratégiques entérinées précédemment.

L’ensemble de ces activités permettront le démarrage de la phase pilote proprement dite, dont le calendrier prévisionnel figure ci-dessous :sgbm_calendrier

4.     Focus sur l’accord-cadre SGBm et le dialogue compétitif

L’accord-cadre doit couvrir les besoins de réinformatisation des établissements en proposant une offre de services. A cet effet, le marché qui sera ouvert aux fournisseurs de SGB recouvre :

  • la fourniture d’un système de gestion locale mutualisé aux bibliothèques des établissements adhérents au groupement de commande,
  • la fourniture d’un outil de découverte local associé au système de gestion,
  • l’articulation de ce système avec les systèmes nationaux administrés par l’ABES pour les bibliothèques concernées.

L’accord-cadre sera conclu à la suite d’un dialogue compétitif, pour une durée de 4 ans. Il sera multi-attributaire, comme déjà précisé : les établissements membres du groupement de commande auront la faculté de solliciter l’ABES (selon un calendrier défini par l’Agence) afin de procéder à une remise en concurrence des titulaires de l’accord-cadre. Ils pourront alors conclure un marché subséquent en vue d’opérer, à l’intérieur d’une vague de déploiement coordonnée par l’ABES, la réinformatisation de leur(s) bibliothèque(s).

Le dialogue compétitif se déroulera sur une durée d’un an. Chaque candidat admis à dialoguer à l’issue de la sélection des candidatures, sera auditionné à plusieurs reprises sur des thématiques du programme fonctionnel. Le but est de vérifier les différentes fonctionnalités et les différents aspects de la solution proposée, de les préciser et d’aboutir à des rapports validés conjointement par l’ABES et le candidat sur le résultat des auditions. Les rapports validés avec chaque candidat compléteront la proposition initiale pour aboutir à l’offre finale.

En résumé, les candidats admis à dialoguer doivent proposer :

  • Une solution SaaS (Software as a Service) commune aux établissements pilotes
  • Incluant une gestion intégrée des collections physiques et des ressources électroniques : acquisitions, production des métadonnées, circulation et accès
  • Incluant une solution de découverte au niveau article
  • Avec des garanties que la solution technique soit apte à supporter les établissements pilotes et à être déployée ultérieurement dans d’autres établissements.

Pour toutes informations complémentaires, contactez l’équipe SGBm : sgbm@abes.fr

 

 

 

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